1. DEFINICIONES

Autorización: es el consentimiento previo, expreso e informado que se le otorga a la Compañía para llevar a cabo el Tratamiento de los Datos Personales.

Datos Personales: es cualquier información que pueda asociarse o vincularse a uno o varios Titulares determinados o determinables, los cuales son:

• Nombre
• Apellido
• Números de teléfono de contacto
• Dirección
• Correo electrónico
• País, Estado/Región/Provincia
• Información de experiencia laboral
• Información de estudios
• E información de si ha sido contratado por alguna entidad pública

Dato privado: es aquella información cuyo conocimiento solo es relevante para su Titular.

Dato semiprivado: es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento interesa a su Titular y a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Dato de naturaleza pública: es el dato que no es semiprivado, privado o Por ejemplo, los datos del estado civil de las personas, y su profesión u oficio, entre otros.

Dato sensible: es el dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, por ejemplo, los datos relativos a su salud, su vida u orientación sexual, su origen racial o étnico y sus datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: es la persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el Tratamiento de Datos Personales de los Titulares por cuenta del Responsable del Tratamiento. El Encargado del Tratamiento se caracteriza por no poder decidir sobre los datos, bases de datos ni sobre su Tratamiento y su actividad se limitará a la encargada por el Responsable.

Reclamo: es la solicitud que pueden realizar los Titulares del dato o sus representantes debidamente acreditados para corregir, actualizar o suprimir los Datos Personales del Titular o para revocar la autorización otorgada.

Responsable del Tratamiento: es la Persona que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares.

Titular: es cualquier persona cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: es cuando el Responsable del Tratamiento envía Datos Personales a un receptor ubicado dentro o fuera del país, el cual a su vez es Responsable y realiza el tratamiento de los datos recibidos de manera autónoma.

Transmisión: es cuando un Responsable comunica los Datos Personales dentro o fuera del país a un Encargado, quien realizará el Tratamiento por cuenta del Responsable.

Tratamiento: es cualquier operación u operaciones que se realicen sobre Datos Personales, entre ellas, la recolección, el almacenamiento, el uso, conservación,   circulación, transmisión y/o transferencia a nivel local y/o internacional, supresión o destrucción de los Datos Personales.

2. OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la presente política de privacidad (en adelante, “Política de Privacidad”) es informar cómo se utilizan los datos personales. De esta forma, se detallarán los tipos de datos personales que pueden llegar a ser procesados, las finalidades para el Tratamiento de datos personales, los derechos que asisten como Titular de la información, los procedimientos para ejercerlos y las obligaciones que bajo las leyes de protección de datos personales de Colombia y de los países en los que las compañías prestan sus servicios.

La presente Política de Privacidad es aplicable para HANDLING GLOBAL SERVICE S.A.S. (en adelante, “Compañía”).

La Compañía reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus clientes, partes interesadas, proveedores y usuarios sean personas naturales o jurídicas (en adelante, reconocidos como “Titular” o “Titulares”) cuando la Compañía desarrolla cualquier actividad que involucre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, conservación, transmisión y/o transferencia a nivel local y/o internacional, supresión o destrucción, (en adelante, “Tratamiento”, “Tratar” o “Tratado(s)”) de los Titulares, conforme al régimen legal de protección de datos personales que sea aplicable en el territorio en el que la Compañía tengan operación y conforme a las finalidades descritas en la presente política de privacidad.

Esta Política de Privacidad es aplicable a todos los datos personales que son recolectados, recibidos, transmitidos, transferidos, y en general, tratados en el marco de la relación como cliente, parte interesada, proveedor y usuario de la Compañía.

Esta Política de Privacidad es aplicable a todos los datos personales que sean tratados manualmente o de forma automatizada.

3. FINALIDAD EN LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES:

El Tratamiento de los Datos Personales por parte de la Compañía, comprende la recolección, almacenamiento, uso, actualización, transmisión, transferencia, circulación, y supresión.

Los Datos Personales relacionados en el artículo anterior serán utilizados de manera directa o a través de terceros designados, entre otras, y de manera meramente enunciativa para las siguientes finalidades directas e indirectas relacionadas con el objeto y propósitos de la Compañía:

• Procesos de reclutamiento y selección
• Empleados y practicantes, para dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados del contrato de trabajo o aprendizaje.
• Seguimiento en base de datos proveedores
• Seguimiento a base de datos de clientes
• Seguimiento a base de datos de aliados
• En los casos que autoridades judiciales, administrativas, nacionales o extranjeras soliciten dichos datos en ejercicio de sus funciones.

El Tratamiento de la información y Datos Personales por parte de los responsables y encargados del tratamiento de estos, se enmarca dentro de la garantía y respeto de los principios rectores establecidos en el artículo 4 de la ley 1581 de 2012, y que son los siguientes: licitud, legalidad, libertad, transparencia, consentimiento, información, calidad, acceso y circulación restringidos, finalidad, lealtad, proporcionalidad, seguridad y confidencialidad.

4. CANALES DE ATENCIÓN PARA PQR’s

En ejercicio de los derechos enunciados por parte de los titulares de la información se realizará a través de peticiones, quejas y reclamos que serán atendidos por el líder de proceso a cargo de la Compañía y podrán ser interpuestos a través del correo electrónico info@hgservicesas.com.

El procedimiento para el peticionario se realizará a través del correo electrónico en mención, indicando en el asunto que se trata de una petición, queja o reclamos relacionado con el Tratamiento de Datos Personales.  Deberá: 1. Identificar el nombre y número de identificación del titular de la información. Si el peticionario no es el mismo titular deberá anexar el documento que lo acredite como causahabiente, representante o apoderado, 2.  Dar una descripción detallada, brindando la información necesaria para que el responsable en la empresa pueda realizar una búsqueda rápida en las bases de datos y realizar los cambios cuando sea requerido.

5. FUENTES NORMATIVAS

1. Ley 1581 de 2012.
2. Decreto 1377 de 2013.
3. Decreto 1074 de 2015.

5.1 Principios Rectores:

Legalidad: El tratamiento de datos debe estar regido por la ley.

Finalidad: Los datos deben ser recolectados con un propósito específico y legítimo.

Libertad: La recolección de datos debe ser consentida por el titular.

Veracidad y Calidad: Los datos deben ser veraces, completos y actualizados.

Transparencia: El titular debe ser informado sobre el uso de sus datos.

Acceso y Circulación Restringida: Solo personas autorizadas pueden acceder a los datos.

Seguridad: Se deben implementar medidas para proteger los datos.

Confidencialidad: Los datos deben ser manejados de manera confidencial.

6. VIGENCIA

Las bases de datos personales se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en los numerales anteriores.

Nota: la información expresada en esta pagína es la representación del documento «POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES» el cual se encuentra conservado y divulgado por HGS (Handling Global Service) conforme a los lineamientos establecidos en su Sistema de Gestión Inegral.